Muchos dueños de negocio, especialmente en la construcción y servicios, creen que «más trabajo» es la solución a todo. Pero si tu operación es informal, más trabajo solo significa más riesgo. Como advierte el asesor Armando Ehrenzweig, los errores administrativos y legales que parecen pequeños hoy, pueden llevar a multas devastadoras, auditorías retroactivas y demandas que pueden cerrar tu empresa.
¿Estás cometiendo alguno de estos errores comunes? Aquí te explicamos por qué son tan peligrosos y cómo solucionarlos de inmediato.
Error 1: Pagar a Empleados en «Efectivo», Zelle o Venmo
Es la «bandera roja» número uno para el IRS y las agencias estatales (como el EDD en California). Pagar «bajo la mesa» puede parecer un ahorro en impuestos de nómina (payroll), pero es un riesgo gigante.
Por qué es un riesgo:
- No es deducible: Legalmente, no puedes deducir ese pago como un gasto de nómina. Irónicamente, esto puede aumentar tu ganancia neta en papel y hacerte pagar MÁS impuestos personales.
- Riesgo de multas:Ampliamente. : Si te auditan, te enfrentarás a multas por evasión de impuestos, intereses y penalidades retroactivas por todos los impuestos de nómina no pagados.
- Sin protección de Seguros: Si ese empleado «en efectivo» se lastima, tu seguro de Work Compensation (si es que lo tienes) puede negar la cobertura, haciéndote personalmente responsable por gastos médicos y salarios caídos.
- Zelle/Venmo no son Nómina: Estas apps son para transferencias personales. No retienen FICA, Medicare o impuestos estatales, dejándote 100% responsable ante el gobierno.
La Solución: Implementa un sistema de nómina (payroll) formal, incluso para un solo empleado. Es la única manera de cumplir con la ley, deducir el gasto correctamente y proteger tu negocio.
Error 2: Manejo Incorrecto de Subcontratistas (Pagar sin W9)
Contratar subcontratistas es normal, pero pagarles sin la documentación adecuada es un error crítico. Muchos dueños de negocio tratan a sus subcontratistas como empleados, lo cual se llama «clasificación errónea».
La Solución: Para que el IRS te permita tratarlos como subcontratistas, debes tener un sistema. Antes de pagar un centavo, debes exigir dos documentos clave:
- Formulario W9 (Actualizado): Este documento te da su información fiscal (Nombre, EIN o Social Security) para que puedas reportar sus pagos al IRS con un Formulario 1099 al final del año.
- Prueba de Seguro de Work Compensation (Compensación Laboral): ¡Esto es vital! Si el subcontratista no tiene su propio seguro de Work Comp y uno de sus trabajadores (o él mismo) se lastima en tu proyecto, TU seguro (o tú personalmente) será el responsable.
Establece un sistema de pago ordenado (cheque o transferencia bancaria empresarial) y NUNCA pagues por apps personales.
Error 3: No Tener Descripciones de Puesto ni Manuales
Si tu frase favorita es «es que nadie lo hace como yo», es porque no has documentado cómo lo haces. La falta de sistemas y manuales no solo te hace ineficiente, sino que te abre a riesgos legales.
El Riesgo: Si no hay un estándar escrito de cómo se debe hacer el trabajo (especialmente en temas de seguridad), es difícil defenderte en una disputa laboral o de calidad. Además, te impide delegar eficazmente, convirtiéndote en el cuello de botella de tu propia empresa.
Error 4: No Tener el Negocio Registrado Correctamente
Operar como «Sole Proprietor» (bajo tu nombre personal) sin un registro formal (como una LLC o Corporación) significa que no hay separación legal entre tú y el negocio. Eres la misma entidad.
El Riesgo: Si tu negocio es demandado (un cliente, un empleado, un accidente), pueden ir tras tus bienes personales: tu casa, tu auto personal y tus ahorros. Una LLC o Corporación crea un «velo corporativo» que protege tu patrimonio personal de las deudas y obligaciones del negocio.
Error 5: Querer Hacerlo Todo Solo (Evitar al Contador)
Muchos dueños ven al contador como un gasto, cuando en realidad, como dice Armando Ehrenzweig, es una inversión. No buscar ayuda profesional te lleva a cometer los cuatro errores anteriores.
El Riesgo: El «ahorro» de no pagarle a un profesional te puede costar decenas (o cientos) de miles de dólares en multas, impuestos pagados de más y demandas.
La Solución: Contrata a un contador que se especialice en tu industria (ej. construcción), busca un asesor de negocios y aprovecha recursos como los programas públicos de entrenamiento laboral o plataformas como la Oficina del Contratista.
Conclusión: La Formalidad es la Base del Crecimiento
No esperes a recibir una carta del IRS o una demanda para tomarte en serio la estructura de tu negocio. Pagar impuestos y cumplir con la ley no es un castigo, es una señal de éxito. Un negocio que paga impuestos y maneja bien su administración es un negocio que crece, crea patrimonio y tiene un futuro sostenible.
Fuentes Oficiales
- IRS: Contratista Independiente (Autoempleado) o Empleado
- SBA (Small Business Administration): Guía para Contratar y Administrar Empleados
